Sanal turda kimler görünebilir
Fotoğrafta kadrajı siz seçersiniz. 360 derece çekimde ise kameranın görmediği yön yoktur. Lobide oturan bir misafir, kahvaltı salonunda çalışan bir garson ya da otoparktaki bir araç görüntüye girebilir.
Tur yayınlandıktan sonra uzun süre açık kalır ve herkes tarafından gezilebilir. Bu nedenle gizlilik yalnız çekim gününün değil, yayının da konusudur. Planlamayı çekimden önce yapmak, sonradan düzeltmekten daha kolaydır.
Görüntüde yalnız kişiler değil, kişiyi tanıtan ayrıntılar da yer alabilir. Bir yaka kartı, bavul etiketi ya da masada unutulmuş bir belge buna örnektir. Bu yüzden gizlilik kontrolü yüzlerin ötesine geçer.
Odalar da kişisel iz taşıyabilir. Çekim için kullanılan oda daha önce misafire verilmişse unutulmuş eşyalar, giysiler ya da belgeler görüntüye girebilir. Bu nedenle çekimden önce odaları kat hizmetleri ekibiyle birlikte kontrol edin.
Çekim günü personel ve misafir düzeni
En etkili önlem, ortak alanları boşken çekmektir. Otel sahipleri sayfasında da belirtildiği gibi çekim saatleri misafir trafiğini bozmayacak şekilde seçilir. G360'ın sanal tur sık sorulan sorular sayfasında da çekimin işletmenin servis dışı saatlerinde yapılabildiği yazar.
Pratik bir sıra şöyle olabilir:
- Kahvaltı salonunu servis bittikten ve masalar toplandıktan sonra çektirin.
- Havuz ve spa gibi alanları açılmadan önceki saatlere koyun.
- Lobide kısa bir boş zaman ayarlayın; misafirleri resepsiyonda bir notla önceden bilgilendirin.
- Görüntüde yer almak istemeyen çalışanlar, kamera çekerken o alandan çıksın.
- Oda çekimlerinde yalnız boş ve hazırlanmış odaları kullanın.
Kişisel bilgi taşıyan nesneler de görüntüye girer. Resepsiyondaki misafir listesini, açık bilgisayar ekranlarını, isim yazılı anahtar zarflarını ve personel panosunu çekimden önce kaldırın. Diğer hazırlıklar çekim günü hazırlık listesinde yer alır.
Personelle önceden konuşun
Çekim gününü ekibinize birkaç gün önceden duyurun. Kimin hangi saatte hangi alanda olacağını ve hangi alanların boş tutulacağını belirleyin. Görüntüde yer almak istemeyen çalışanların bunu rahatça söyleyebilmesi önemlidir.
Aynalar ve cam yüzeyler 360 derece çekimde ayrıca dikkat ister. Bu yüzeylere yansıyan kişiler de görüntüye girer. Çekim sırasında asansör içini, banyo aynasını ve cam bölmeli alanları bu açıdan kontrol edin.
G360'ın yüz ve plaka buzlaması
Bütün önlemlere rağmen bir misafir ya da araç görüntüde kalabilir. G360'ın yayınladığı turlarda görüntüdeki yüzler ve araç plakaları buzlanır, yani bulanıklaştırılarak tanınmaz hâle getirilir. Bu işlem görüntü işleme aşamasında, tur yayına girmeden önce yapılır.
Buzlama kişinin yüzünü tanınmaz hâle getirir ama kişiyi görüntüden çıkarmaz. Boş bir lobi, buzlanmış yüzlerle dolu bir lobiden daha düzenli görünür. Bu yüzden buzlamayı çekim günü düzeninin yerine değil, onun arkasındaki ikinci önlem olarak düşünün.
Plaka buzlaması özellikle giriş ve otopark sahnelerinde önemlidir. Erzurum'daki Ramada by Wyndham Erzurum turunda otopark ayrı bir bölümdür. Yine Erzurum'daki Lala Grand Hotel turunda da otopark kendi bölümüyle yer alır. Bu tür alanlarda misafir araçları sık görünür.
Plakalar yalnız otoparkta görünmez. Giriş sahnesinde caddeden geçen ya da kapı önünde bekleyen araçlar da görüntüye girebilir. Bu araçların plakaları da aynı şekilde buzlanır.
Tur hazır olduğunda önce size gösterilir, düzeltmelerden sonra yayınlanır. Bu aşamada turu dikkatle gezin. Gözden kaçmış bir yüz, plaka ya da kişisel bilgi görürseniz düzeltme isteyin.
Düzeltme isteğinizi sahne adıyla birlikte iletin. Örneğin "lobi sahnesinde koltukta oturan kişi" gibi bir tarif, düzeltilecek yerin kolayca bulunmasını sağlar.
KVKK açısından genel çerçeve
Türkiye'de kişisel verilerin işlenmesi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na tabidir. Kanun kişisel veriyi, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlar. Bir kişiyi tanınır kılan görüntü bu tanım kapsamında değerlendirilebilir.
Kanunun 4. maddesi veri işlemede uyulacak genel ilkeleri sayar. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, belirli, açık ve meşru amaç ile amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma bu ilkeler arasındadır. Kanun metnine Mevzuat Bilgi Sistemi'ndeki 6698 sayılı Kanun sayfasından ulaşabilirsiniz.
Kanunun 5. maddesi kişisel verilerin hangi şartlarla işlenebileceğini düzenler. Açık rıza bu şartlardan biridir; kanun açık rıza aranmayan durumları da ayrıca sayar. Hangi şartın sizin durumunuza uyduğunu belirlemek hukuki bir değerlendirmedir.
Kanunun 10. maddesi aydınlatma yükümlülüğünü düzenler. Veri sorumlusu, kişisel verileri elde ederken ilgili kişiyi kendi kimliği, işleme amacı, verilerin kimlere aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi ile kişinin hakları konusunda bilgilendirir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Rehberi bu konuyu ayrıntılı anlatır.
Kurumun rehberine göre aydınlatma yükümlülüğü ilgili kişinin talebine bağlı değildir ve açık rızadan ayrı bir yükümlülüktür. Rehberde kamera ile kayıt da kişisel veri elde etme yöntemleri arasında anılır.
Ortak alanları boşken çekmek ve kalan yüzleri buzlamak, turda gereğinden fazla kişisel veri bulunmamasına yardımcı olur. Çalışanlarınızı tanıtım amacıyla turda göstermek istiyorsanız bunun hukuki dayanağını ayrıca değerlendirin. Bu yazı hukuki görüş değildir; kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza sorun. Kurumun güncel duyuruları Kişisel Verileri Koruma Kurumu sitesinde yayınlanır.
Yayından önce gizlilik kontrol listesi
Tur size gösterildiğinde şu noktaları tek tek kontrol edin:
- Görüntüde kalan yüzler buzlanmış mı?
- Giriş, otopark ve cadde sahnelerinde okunabilen bir plaka var mı?
- Aynalarda, camlarda ya da televizyon ekranlarında bir kişinin yansıması var mı?
- Resepsiyon, ofis ya da personel alanlarında okunabilir belge veya ekran var mı?
- Odalarda unutulmuş kişisel eşya ya da aile fotoğrafı kalmış mı?
Turu yayından sonra da ara ara gezin. Otelde yapılan bir değişiklik ya da tura yeni eklenen bir bölüm, kontrolü yeniden gerektirebilir. Bir misafir ya da çalışan görüntüyle ilgili bir istekte bulunursa bunu G360'a iletin ve ilgili sahnenin gözden geçirilmesini isteyin.
Bu kontrolleri yayından önce yapmak, turu sonradan güncellemekten daha kolaydır. Çekimin genel akışını otel sanal tur çekimi nasıl yapılır yazısında okuyabilirsiniz. Çekim planı ve gizlilikle ilgili sorularınızı G360'ın iletişim kanallarından sorabilirsiniz.